随着我国依法治国进程不断深入，依法治国重要举措之一——政府信息公开越来越受到各方关注。行政机关除了应依法主动公开相关履职信息外，还应受理公民、法人或者其他组织获取相关政府信息的申请，并予以答复。本文梳理了行政机关回复申请公开政府信息过程中应注意的流程，供有需要者参考。
一、关于接收申请
申请信息公开的途径有多种，可以通过当面申请，也可以邮寄申请，部分也可以通过网络进行申请。接收申请的时间直接关系到回复期限的起算时间，因此确定收件时间非常重要。
根据2019年修订后的《中华人民共和国政府信息公开条例》（以下简称《信息公开条例》）第三十一条规定：“行政机关收到政府信息公开申请的时间，按照下列规定确定：（一）申请人当面提交政府信息公开申请的，以提交之日为收到申请之日；（二）申请人以邮寄方式提交政府信息公开申请的，以行政机关签收之日为收到申请之日；以平常信函等无需签收的邮寄方式提交政府信息公开申请的，政府信息公开工作机构应当于收到申请的当日与申请人确认，确认之日为收到申请之日；（三）申请人通过互联网渠道或者政府信息公开工作机构的传真提交政府信息公开申请的，以双方确认之日为收到申请之日。”
根据上述规定，申请人当面、以邮寄方式提交申请的收到申请之日较易明确，但通过互联网渠道或者传真提交的申请，则要求以双方确认之日为申请之日，双方确认程序以及确认之日如何确定？目前尚无明确规定。若均通过电话沟通确认，将会占用信息公开部门工作人员大量时间和精力，且可能因确认时间延后而导致收到申请之日延后。若能在提交申请的网络平台设置自动确认环节，将大大有利于减轻信息公开部门工作人员工作负担。
二、关于出具登记回执
根据《信息公开条例》第四十五条规定：“行政机关应当建立健全政府信息公开申请登记、审核、办理、答复、归档的工作制度，加强工作规范。”
根据《北京市政府信息公开规定》（北京市人民政府令第257号，以下简称《信息公开规定》）第二十四条第二款：“受理机关收到申请人公开政府信息的申请后，应当出具登记回执。”
根据上述规定行政机关信息公开部门在收到申请人申请后，应按照规定进行登记，出具登记回执并及时送达。在制作登记回执时应特别注意，登记回执记载的要求公开的政府信息应与申请中保持一致，不能任意添加、删减或做其他理解。
三、关于补正
根据《信息公开条例》第三十条规定：“政府信息公开申请内容不明确的，行政机关应当给予指导和释明，并自收到申请之日起7个工作日内一次性告知申请人作出补正，说明需要补正的事项和合理的补正期限。答复期限自行政机关收到补正的申请之日起计算。申请人无正当理由逾期不补正的，视为放弃申请，行政机关不再处理该政府信息公开申请。”
政府机构信息公开部门收到要求公开政府信息的申请时，若发现申请内容不明确，无法指向具体信息，应自收到申请之日起7个工作日内一次性告知申请人作出补正。应当注意的是，补正要求只能提一次，应当将需要补正的信息一次性全部告知申请人。若申请人申请较为模糊，无法根据申请内容提出具体补正要求，建议通过电话等可互动的方式与申请人就补正要求和内容进行沟通和确认。
四、关于信息查找
在确定申请人所需的信息后，政府机构信息公开部门应对申请人申请的信息进行全面查找。若行政机关内部建立有电子档案系统，则可以通过该系统进行查找，并应将查找痕迹截屏留痕。若无电子档案系统，要求内部相关部门进行查找的函件，以及相应回复函件应当进行保留，作为进行信息查找的相关证据。
五、关于征求第三方意见
根据《信息公开条例 》第三十二条规定：“依申请公开的政府信息公开会损害第三方合法权益的，行政机关应当书面征求第三方的意见。第三方应当自收到征求意见书之日起15个工作日内提出意见。第三方逾期未提出意见的，由行政机关依照本条例的规定决定是否公开。第三方不同意公开且有合理理由的，行政机关不予公开。行政机关认为不公开可能对公共利益造成重大影响的，可以决定予以公开，并将决定公开的政府信息内容和理由书面告知第三方。”第三十三条第三款：“行政机关征求第三方和其他机关意见所需时间不计算在前款规定的期限内。”
根据《信息公开规定》第二十七条第一款：“行政机关认为申请公开的政府信息涉及商业秘密或者个人隐私，公开后可能损害第三方合法权益的，应当书面征求第三方的意见；第三方不同意公开的，行政机关不得公开。但是，行政机关认为不公开可能对公共利益造成重大影响的，应当予以公开。第三方不同意公开，行政机关决定公开的，应当在书面告知第三方后公开。”第二十七条第二款：“行政机关征求第三方意见所需时间不计算在本规定第二十五条第一款规定的期限内。”
根据上述规定，行政机关认为申请公开的政府信息涉及商业秘密或者个人隐私，公开后可能损害第三方合法权益的，应当书面征求第三方的意见。需要注意的是，申请人所申请的信息是否涉及商业秘密或者个人隐私，行政机关应先行进行初步判断，而不应将凡是涉及第三方的信息不加区分，均书面征求第三方意见。行政机关依据相关法律法规认定申请人所申请的信息涉及商业秘密或个人隐私的，除了应书面就第三方是否同意公开征求意见外，还应要求第三方就该信息涉及商业秘密或个人隐私提供证据。另外，第三方不同意公开的，可对申请人申请的信息进行区分处理，涉及商业秘密和个人隐私部分不予公开，其他部分予以公开。若不公开可能对公共利益造成重大影响的，应当公开并将决定公开的内容和理由书面通知第三方。
征求第三方意见的期限不计算在规定的信息公开回复期限内。2019年修订后的《信息公开条例》对于第三方回复的期限进行了规定，即第三方应自收到征求意见书之日起15个工作日内提出意见，逾期未提出意见的，由行政机关依照规定决定是否公开。
六、关于答复期限及延期
根据《信息公开条例》第三十三条第一款规定：“行政机关收到政府信息公开申请，能够当场答复的，应当当场予以答复。”第三十三条第二款规定：“行政机关不能当场答复的，应当自收到申请之日起20个工作日内予以答复；需要延长答复期限的，应当经政府信息公开工作机构负责人同意并告知申请人，延长的期限最长不得超过20个工作日。”第三十三条第三款：“行政机关征求第三方和其他机关意见所需时间不计算在前款规定的期限内。”第三十五条规定：“申请人申请公开政府信息的数量、频次明显超过合理范围，行政机关可以要求申请人说明理由。行政机关认为申请理由不合理的，告知申请人不予处理；行政机关认为申请理由合理，但是无法在本条例第三十三条规定的期限内答复申请人的，可以确定延迟答复的合理期限并告知申请人。”
根据《信息公开规定》第二十五条第一款规定：“行政机关收到政府信息公开申请，能够当场答复的，应当当场予以答复。行政机关不能当场答复的，应当自收到申请之日起15个工作日内予以答复；如需延长答复期限的，应当经本行政机关政府信息公开工作机构负责人同意，并书面告知申请人，延长答复的期限最长不得超过15个工作日。”第二十五条第二款规定：“因不可抗力或者其他法定事由行政机关不能在规定期限内答复申请人或者向申请人提供政府信息的，期限中止。中止时间不计算在前款规定期限内，障碍消除后期限恢复计算。期限的中止和恢复，行政机关应当向申请人书面说明情况。”
关于答复期限，《信息公开条例》中规定为20个工作日，但北京市的《信息公开规定》中规定为15个工作日，据此，北京的行政机关应遵循北京市规定，在15个工作日内予以回复。另外，两个关于回复期限的特殊规定值得注意：一是，若存在申请人申请公开政府信息的数量、频次明显超过合理范围情形，行政机关认为无法在规定的期限内答复申请人的，可以确定延迟答复的合理期限并告知申请人。二是，《信息公开规定》中就不可抗力或其他法定事由导致行政机关不能在规定期限内进行答复的情况作出了规定，在此种情况下，期限中止。
关于延期情况，《信息公开条例》和北京市《信息公开规定》对延期情况作出了规定，经政府信息公开工作机构负责人同意，回复期限即可延期。上述两个规定中未就延期理由做特别的规定，但均规定延期应告知申请人。
七、关于答复
根据《信息公开条例》第三十六条规定：“对政府信息公开申请，行政机关根据下列情况分别作出答复：（一）所申请公开信息已经主动公开的，告知申请人获取该政府信息的方式、途径；（二）所申请公开信息可以公开的，向申请人提供该政府信息，或者告知申请人获取该政府信息的方式、途径和时间；（三）行政机关依据本条例的规定决定不予公开的，告知申请人不予公开并说明理由；（四）经检索没有所申请公开信息的，告知申请人该政府信息不存在；（五）所申请公开信息不属于本行政机关负责公开的，告知申请人并说明理由；能够确定负责公开该政府信息的行政机关的，告知申请人该行政机关的名称、联系方式；（六）行政机关已就申请人提出的政府信息公开申请作出答复、申请人重复申请公开相同政府信息的，告知申请人不予重复处理；（七）所申请公开信息属于工商、不动产登记资料等信息，有关法律、行政法规对信息的获取有特别规定的，告知申请人依照有关法律、行政法规的规定办理。”
根据《信息公开规定》第二十八条规定：“对申请公开的政府信息，行政机关根据下列情况分别作出书面答复：（一）申请公开的政府信息已主动公开的，应当告知申请人获取政府信息的方式和途径；（二）申请公开的政府信息属于可以公开的，应当向申请人公开；行政机关或者第三方对政府信息的使用范围有特殊要求的，行政机关应当与申请人约定，申请人签字确认后，按照约定使用公开的政府信息；（三）申请公开的政府信息中含有不应当公开的内容，但是能够作区分处理的，应当向申请人提供可以公开的信息内容；对不予公开的部分，应当说明理由；（四）申请公开的政府信息属于不予公开范围的，应当告知申请人并说明理由；（五）申请公开的政府信息属于行政机关在日常工作中制作或者获取的内部管理信息或者处于行政机关讨论、研究或者审查中的过程性信息，应当告知申请人不属于应当公开的政府信息；（六）申请公开的政府信息所涉事项属于本机关公开范围，但本机关未制作、未获取，或者未以一定形式记录、保存的，应当告知申请人申请的信息不存在并说明理由；（七）申请公开的政府信息所涉事项不属于本机关公开范围或者属于市人民政府公布由具体工作部门公开的，应当告知申请人，对能够确定该政府信息公开机关的，告知申请人该行政机关的名称、联系方式；（八）申请内容不明确的，应当告知申请人作出更改、补充；（九）同一申请人向同一行政机关就同一政府信息重复提出公开申请的，行政机关已经依法答复的，可以告知申请人不重复办理。”
根据上述规定，行政机关应区分不同情况，对申请人申请的信息分别予以答复。需要注意的是，《信息公开条例》中并未就回复的具体形式作出规定，但根据北京市的《信息公开规定》，回复应以书面形式作出。因此北京市的行政机关在收到信息公开申请后，应以书面形式予以回复。另外，答复告知书应内容准确、法律适用正确，且应向申请人告知诉权。
做出答复书应及时送达。若申请人不能在法定期限内领取回复，建议及时通过邮寄方式进行送达，避免出现未在法定期限内回复情形。
